PASSO A PASSO
Como Solicitar Licitações de Materiais

1. Verificar no Calendário de Compras quais Grupos de itens podem ser requisitados na próxima Janela/Etapa e o prazo estipulado para o envio de cada documentação. ATENÇÃO especial aos Grupos em que existe um servidor responsável por recolher a demanda do Campus e repassar para o GCL (ver página 2 do Calendário). Para esses itens o contato deverá ser feito diretamente com o servidor designado e as datas de entrega dos itens podem sofrer alterações, uma vez que esses servidores deverão cumprir com a entrega final de acordo com o Calendário de Compras.

2. Fazer uma cópia do documento de ESTUDOS TÉCNICOS PRELIMINARES (ETP) e preenchê-lo separado por GRUPO de itens, levando em consideração as linhas do Calendário de Compras; ou seja, fazer um ETP para cada linha do Calendário (os Grupos que estão na mesma linha podem vir juntos em um ETP). Importante que os itens venham juntamente com seus códigos do catálogo da UFSC. Enviar sem assinaturas, pois serão requisitadas em outro momento. Este documento deve conter a Memória de Cálculo que explica como se chegou aos quantitativos planejados (cálculo matemático), para cada item. Para mais informações de como redigir a Memória de Cálculo – Clique aqui.

OBS.: O preenchimento no sistema, mencionado no formulário, será realizado pelo GCL com base nesse documento do ETP.

3. Fazer uma cópia do OFÍCIO DE JUSTIFICATIVA DA DEMANDA para preenchê-lo, encaminhando-o separado por GRUPO, da mesma forma que o ETP. Enviar sem assinaturas, pois serão requisitadas em outro momento. Em caso de necessidade de menção a descritivos, atentar para essas três maneiras de busca:
3.1: Lista prévia do DCOM : O Departamento de Compras disponibiliza uma lista prévia com descritivos padronizados, que podem ser copiados. Essas listas podem ser conferidas por Janela/Etapa. Para acessar essas listas – Clique aqui;
3.2: Catálogo UFSC : Gerar no Sistema Solar (SPA) a listagem completa de materiais atualizada, com a descrição de cada item dos grupos da janela correspondente. Para acessar o passo a passo – Clique aqui;
3.3: Especificação própria : Para dicas de como elaborar da melhor forma a especificação/detalhamento do item – Clique aqui.

4. Realizar a Pesquisa de Preços: para o passo a passo – Clique aqui e Aqui:
4.1: Acesse e faça o download da Planilha de Cálculo Média/Mediana;
4.2: Para mais informações sobre orçamentos – Clique aqui.
4.3: Orçamentos advindos do novo Módulo Pesquisa de Preços devem vir de forma individualizada, ou seja, um PDF por item. Arquivos que contenham mais de um item nessa pesquisa serão devolvidos para a separação dos itens.

5. Fazer uma cópia do RELATÓRIO DE PESQUISA DE PREÇOS (RPP) e elaborá-lo de acordo com a pesquisa realizada. É importante que o RPP venha com todos os fornecedores consultados explicitamente nomeados no decorrer do seu texto. Enviar sem assinaturas, pois serão requisitadas em outro momento. Para um modelo de texto/estrutura – Clique aqui.

6. Criar uma Solicitação Digital (SD) no Sistema Solar (SPA) para encaminhar os documentos ao GCL/DIRADM/BNU. Esta solicitação poderá ser aberta inicialmente para o encaminhamento apenas do ETP (com a descrição e quantidade dos itens). Depois ela será devolvida ao requerente para o encaminhamento dos demais documentos (ver Calendário). Para o passo a passo de como criar uma SD  – Clique aqui.

7. Encaminhar para o e-mail o arquivo editável do ETP, e posteriormente, do OFÍCIO preenchidos. Mencionar no e-mail o número da Solicitação Digital gerada no passo anterior (Passo 6).

8. Os possíveis ajustes de documentação serão requisitados pelo GCL/DIRAM/BNU por meio do Sistema Solar. Os requerentes receberão por e-mail o número da Solicitação Digital a ser ajustada. Para recebimento da solicitação e encaminhamento deverão realizar o seguinte passo a passo – Clique aqui.

9. Para o passo a passo de como assinar uma peça na Solicitação Digital – Clique aqui.

OBS.: Essas orientações visam auxiliar nos procedimentos que concernem ao Campus Blumenau, porém, não substituem as informações constantemente atualizadas e publicadas no Manual de Compras do DCOM.